Compartiments

Les compartiments ajoutent une limite de sécurité restrictive aux dossiers. Si un compartiment est attribué à un dossier, toute personne ne figurant pas sur sa liste d’accès se voit refuser l’accès, même si une autre autorisation accordée à un utilisateur, à un groupe ou à un administrateur lui permettrait normalement de voir le dossier.

Utiliser les compartiments

Considérez un compartiment comme une liste d’accès autorisés supplémentaire autour d’un dossier. nQuest l’évalue après l’accès standard au dossier : une personne doit déjà disposer de l’autorisation d’utiliser le dossier et être membre de chaque compartiment qui lui est attribué. L’appartenance peut être directe ou héritée par l’intermédiaire d’un groupe actif.

Les scénarios courants sont les suivants :

Refus d’accès par défaut pour les travaux sensibles. Créez un compartiment contenant uniquement les utilisateurs et les groupes approuvés, puis attribuez-le lors de la création de chaque dossier du projet. Un compartiment s’applique uniquement aux dossiers auxquels il est attribué ; ajoutez-le donc systématiquement à chaque dossier qui doit bénéficier de cette limite d’accès.
Projets en lecture seule. Placez le public approuvé dans le compartiment, puis accordez à ces personnes un accès ordinaire Observateur ou Observateur de synthèse aux dossiers. Le compartiment contrôle qui peut franchir la limite d’accès ; le rôle dans le dossier rend leur accès accessible en lecture seule. Ne leur attribuez pas le rôle de propriétaire ou de contributeur.
Limites liées aux services ou aux clients. Ajoutez un groupe existant au compartiment au lieu de gérer individuellement les mêmes personnes. Les modifications apportées à l’appartenance au groupe actif mettent alors à jour les personnes qui se trouvent à l’intérieur de la limite d’accès.
Accès exceptionnel. Ajoutez directement une personne lorsqu’elle doit accéder au contenu en dehors de la structure de groupes habituelle. Limitez les exceptions directes afin que la liste d’accès reste compréhensible.

Si un dossier comporte plusieurs compartiments, une personne doit être membre de tous ces compartiments. Cela permet de superposer les contrôles — par exemple, en exigeant qu’une personne soit approuvée à la fois pour un client et pour un flux de travail sensible — mais peut également exclure les propriétaires et les contributeurs prévus si les listes ne sont pas planifiées ensemble.

Créer un compartiment

Les administrateurs globaux peuvent créer des compartiments :

Sélectionnez Nouveau compartiment.
Saisissez un nom et un nom abrégé de 10 caractères maximum.
Sélectionnez Créer.
Ajoutez les utilisateurs et les groupes autorisés à accéder au compartiment.

Un utilisateur peut être défini comme administrateur de compartiment, ce qui permet à cette personne de gérer la liste d’accès et les paramètres du compartiment sans recevoir les autorisations d’administrateur global.

Gérer les membres

Ajoutez des utilisateurs individuels lorsqu’un accès exceptionnel est nécessaire ou lorsqu’une personne doit administrer le compartiment. Ajoutez un groupe lorsqu’une équipe existante doit partager la même limite d’accès. La suppression d’un utilisateur ou d’un groupe peut rendre immédiatement inaccessibles à cette personne ou à ce groupe les dossiers protégés par le compartiment.

Les administrateurs globaux peuvent gérer tous les compartiments. Les administrateurs de compartiment peuvent ouvrir et gérer les compartiments auxquels ils sont affectés, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux compartiments.

Supprimer un utilisateur ou un groupe d’un compartiment

Avant de supprimer une personne, examinez les dossiers protégés par le compartiment et réattribuez toute propriété, contribution, délégation ou tâche que cette personne ne pourra plus gérer.

Ouvrez Compartiments et sélectionnez le compartiment.
Recherchez l’utilisateur ou le groupe dans sa liste d’accès.
Sélectionnez la commande de suppression correspondant à cette entrée.

Cette modification peut immédiatement refuser l’accès à tous les dossiers protégés par le compartiment. La suppression directe d’un utilisateur ne lui refuse pas l’accès s’il est toujours membre d’un groupe actif qui figure également sur la liste d’accès du compartiment.

Appliquer un compartiment à un dossier

L’appartenance à un compartiment n’a aucun effet tant que le compartiment n’est pas attribué à un dossier. Les utilisateurs autorisés du dossier ajoutent ou suppriment des compartiments dans les contrôles d’accès du dossier. Avant d’en appliquer un, vérifiez que chaque propriétaire, contributeur, délégué et observateur obligatoire qui a encore besoin d’accéder au dossier figure dans le compartiment.

Tout membre d’un compartiment qui peut modifier le dossier peut l’ajouter. Attribuez le compartiment lors de la création du dossier ou ajoutez-le ensuite depuis les détails du dossier.

Supprimer un compartiment d’un dossier

Pour supprimer un compartiment, vous devez pouvoir modifier le dossier et être administrateur de compartiment pour ce compartiment :

Ouvrez le dossier et recherchez Compartiments dans ses détails.
Sélectionnez la commande de modification à côté de la liste des compartiments.
Sélectionnez la commande de suppression du compartiment.

Pour voir le workflow illustré d’un dossier, consultez Compartiments dans Travailler avec d’autres personnes.