Travailler avec les dossiers

Ouvrir et clôturer des dossiers

Créer un dossier

Pour créer un dossier, sélectionnez le contexte dans lequel vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Si le bouton Nouveau dossier ne s’affiche pas, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour créer des dossiers dans ce contexte.

Lors de la création d’un dossier, vous pouvez saisir une description initiale, sélectionner des compartiments et sélectionner un type de dossier.

Une fois le dossier créé, celui-ci s’ouvre par défaut. Quelques secondes peuvent être nécessaires avant que le dossier apparaisse dans la liste des dossiers.

Si vous créez un dossier dans le contexte d’un groupe et que vous n’êtes pas administrateur du groupe, le dossier vous est attribué par délégation par défaut. Pour plus d’informations sur la délégation, consultez la page Délégués.

Clôturer un dossier

En tant que propriétaire d’un dossier qui n’est pas clôturé, vous pouvez clôturer le dossier. Cela permet de définir un résultat et empêche toute modification ultérieure du dossier, sauf si celui-ci est rouvert.

Pour clôturer un dossier, sélectionnez le bouton Clôturer, saisissez une remarque dans la boîte de dialogue de clôture, puis appuyez sur le bouton d’envoi.

Rouvrir un dossier

Pour rouvrir un dossier, sélectionnez le bouton « Rouvrir », saisissez éventuellement une remarque dans la boîte de dialogue Rouvrir, puis cliquez sur Soumettre.

Archiver un dossier

Les dossiers sont automatiquement archivés deux semaines après leur clôture. Une fois archivé, un dossier n’apparaît plus dans les tableaux de bord et ne peut être consulté que via la recherche.

Supprimer un dossier

Un dossier clôturé ou archivé peut être supprimé. Pour supprimer un dossier, cliquez sur Supprimer le dossier, saisissez éventuellement une remarque dans la boîte de dialogue Supprimer le dossier, puis cliquez sur Soumettre.

Le dossier passera à l’état Suppression en attente et sera automatiquement supprimé 7 jours plus tard, sauf si le compte est configuré avec une protection contre la suppression.

Restaurer un dossier

Pour restaurer un dossier en attente de suppression, sélectionnez Restaurer sur le dossier, saisissez éventuellement une remarque dans la boîte de dialogue Restaurer, puis cliquez sur Soumettre.

Le dossier sera restauré en tant que dossier clôturé.

Onglet Historique du dossier

L’historique du dossier permet de consulter l’historique du workflow d’un dossier. Il affiche les étapes du workflow, les remarques et les autres actions effectuées sur le dossier.

Pour afficher la fiche d’informations d’un utilisateur ou d’un groupe, placez le pointeur sur le nom de l’utilisateur ou du groupe.

Ajouter une note

Pour ajouter une note à l’historique, sélectionnez le bouton d’ajout de note (à côté de Démarrer la progression, en bas à gauche du widget de workflow).

Saisissez votre note, puis cliquez sur Soumettre. La note sera ajoutée à l’historique du dossier.