Loi sur les droits éducatifs et la confidentialité des familles (FERPA)
La conformité à FERPA n’est pas quelque chose qu’un fournisseur technologique peut faire à votre place : la protection de la vie privée des étudiants est un travail d’équipe et nécessite un partenariat pour protéger les étudiants.
nQuest a été conçu pour permettre aux universités de respecter les exigences de FERPA lors des enquêtes sur les étudiants menées avec nQuest.
Les lois nationales et locales sur la confidentialité peuvent varier, et différentes universités peuvent interpréter leurs exigences de FERPA de différentes manières. nQuest peut collaborer avec vous pour garantir le respect des exigences de conformité spécifiques à votre établissement.
Dossiers des étudiants
Section intitulée « Dossiers des étudiants »nQuest ne détermine pas ce qui fait ou non partie du dossier d’un étudiant. Toutefois, il aide les universités à garantir que les dossiers étudiants potentiels sont localisables pour assurer la conformité à l’accès aux données des personnes concernées.
Configurer nQuest pour FERPA
Section intitulée « Configurer nQuest pour FERPA »Tout établissement soumis à des exigences de conformité à FERPA doit demander à nQuest de marquer son compte comme protégé par FERPA. Collaborez avec votre conseiller juridique et l’équipe nQuest pour déterminer si le personnel de nQuest doit être désigné comme responsable scolaire au sens de FERPA.
Compartiments
Section intitulée « Compartiments »La fonction d’accès des Compartiments, qui refuse l’accès par défaut et permet de déroger à ce refus, est idéale pour gérer plusieurs aspects liés à FERPA.
La configuration d’un compartiment FERPA, puis la définition de la liste d’accès comme comprenant uniquement les utilisateurs et groupes désignés comme responsables scolaires au sens de FERPA, empêche les personnes qui ne sont pas des responsables scolaires de voir jusqu’à l’existence de dossiers marqués FERPA, même s’ils sont accidentellement partagés par un responsable scolaire.
La configuration d’un compartiment FERPA-LEU permet de soustraire les enquêtes menées par des unités chargées de l’application de la loi à la divulgation, même pendant les activités de conformité à FERPA. Nous vous recommandons de ne pas accorder l’accès au compartiment FERPA-LEU à quiconque ne fait pas partie du service juridique ou d’une unité chargée de l’application de la loi, afin de réduire le risque de mauvaise classification.
Pour en savoir plus sur les compartiments, consultez Compartiments.
Les enquêteurs doivent s’assurer qu’une enquête sur un étudiant comprend une référence à une entité sujet FERPA Étudiant, avec le numéro d’identifiant étudiant de l’étudiant concerné par l’enquête, et qu’elle est marquée avec un rôle FERPA direct. (FERPA indirect est également un concept, ce qui peut potentiellement contribuer à la conformité.)
Une fois cette étape terminée, le dossier doit être marqué au niveau de la synthèse comme étant directement associé à un étudiant, afin de permettre la génération rapide de rapports FERPA si nécessaire.
Pour en savoir plus sur les entités, consultez Nœuds d’entité.
Contenu privé
Section intitulée « Contenu privé »Le contenu réel d’un dossier (plutôt que ses synthèses, rapports de dossier et pièces jointes au niveau du dossier) est privé par défaut lorsqu’il est attribué uniquement à un utilisateur individuel.
Selon les politiques de votre établissement, vous pourriez considérer ces éléments comme des notes personnelles préparées pour servir de référence à l’enquêteur dans la plupart des circonstances. Si vous choisissez d’utiliser le produit de cette manière, nous pouvons apporter certaines personnalisations pour désactiver l’enregistrement d’un dossier étudiant ou afficher un avertissement lors de sa création.
Accès obligatoire automatique
Section intitulée « Accès obligatoire automatique »Tout compte défini comme Administration FERPA bénéficie également automatiquement d’un accès en tant qu’observateur de synthèse à tout dossier directement lié à une entité sujet FERPA. Ces comptes doivent être ajoutés à tout compartiment utilisé pour sécuriser les informations étudiantes éligibles au titre de FERPA.
Cela garantit qu’ils peuvent voir tout dossier potentiellement soumis à divulgation au titre de FERPA, ainsi que tout dossier qu’ils pourraient devoir divulguer.
Notes FERPA
Section intitulée « Notes FERPA »Si un compte est marqué comme protégé par FERPA, la fonctionnalité de note FERPA est activée.
Cela permet à un administrateur FERPA de téléverser une note FERPA — un type spécial de pièce jointe de dossier — dans tout dossier auquel il peut accéder (les dossiers LEU peuvent être exclus, si la configuration est appropriée).
Ces notes s’affichent au même niveau que les autres informations générales du dossier, ce qui vous aide à respecter les exigences permettant aux étudiants d’ajouter des notes à leurs dossiers étudiants.